¿Está bien contabilizado mi inventario de existencias?

En las empresas industriales y comercializadoras de productos, el inventario de existencias puede ser un parte muy sustancial de su activo.

Históricamente, sobretodo en empresas de poco tamaño que no son auditadas, la cifra de existencias ha servido para “modular” los resultados del ejercicio según las necesidades del empresario.

Sin embargo, está mala práctica muy poco recomendable, tiene cada vez más tendencia a desaparecer dadas los medios de Hacienda para detectar anomalías en las cifras declaradas. Además, en cuanto la empresa crece lo suficiente para ser auditada, toca regularizar cifras, evidenciándose la realidad e impactando, toda ella, en un sólo ejercicio.

Recordemos que las normas de contabilidad sobre existencias son asumidas absolutamente por la normativa fiscal, por lo que si el registro contable es correcto no debemos tener problemas con Hacienda.

Veamos algunas de las cuestiones a tener en cuenta para un adecuado registro de las existencias:

El inventario

Aunque hoy en día todas las sociedades disponen de programas informáticos de control de inventarios, conviene realizar, al menos una vez al año, un recuento físico del almacén y proceder a regularizar las cifras que figuran en el inventario permanente informático.

En ese inventario debe distinguirse, en las empresas industriales, las materias primas, los productos sermiterminados y los productos terminados. En las comerciales, es conveniente diferenciar las piezas y repuestos de los productos que se venden.

Conviene hacerse con un buen manual de realización del inventario y adaptarlo a las necesidades. La segregación de funciones evitando que recuente el responsable del almacén, la utilización de etiquetas para no duplicar u omitir productos o la detección de productos obsoletos son algunas de las normas básicas para un buen inventario.

Valoración: el precio de adquisición y el coste de producción

Una vez fijadas las unidades existentes, debe procederse a valorarlas. Para ello, como es lógico, lo que importa es lo que a la empresa le ha costado tener esas existencias en el almacén.

En el caso de materias primas y existencias comerciales, se valorarán al precio de la factura del proveedor (incluyendo rappels, descuentos, etc) más los gastos que haya sido necesario incurrir para tenerlas disponibles.
Lo ideal es tener individualizado el coste de cada unidad. Como ello, a menudo, no es posible, la norma prevé que se puedan valorar al precio medio ponderado de las compras del ejercicio o a FIFO.

En el caso de productos terminados y semiterminados deberá añadirse al precio de adquisición de la materia prima utilizada, los costes directamente imputables a la fabricación del producto (personal, maquinaria, otros materiales, etc) y aquellos costes generales que razonablemente sean imputables al mismo (suministros, alquileres, etc).

Valoración: deterioro por pérdida de valor

Sin embargo, puede ocurrir que, a la fecha de cierre del ejercicio, las existencias hayan perdido valor porque su valor en el mercado haya disminuido.

En el caso de las materias primas hay que comprobar si el precio de reposición del almacén es inferior al precio de adquisición anteriormente calculado. En ese caso habría que ajustar la diferencia como pérdida del ejercicio.

En el caso de existencias comerciales y productos terminados hay que comprobar el precio que se espera obtener de la venta de las mismas en los siguientes meses una vez deducidos los gastos de comercialización (valor neto realizable). En caso de ser menor al de adquisición también debe ajustarse el valor del almacén.

Por último, en cuando a productos semiterminados, el cálculo es el mismo pero considerando además los costes que aún falta por incurrir para tenerlos terminados.

Lo ideal para evitar problemas con Hacienda es considerar como valor,de realización el que resulte de restar los gastos de comercialización al primer precio de venta del ejercicio siguiente.

En ningún caso podrá ajustarse el inventario al alza por que el valor de mercado sea superior al contabilizado. Es decir, el principio de prudencia valorativa se impone y las pérdidas se registran cuando se conocen y los beneficios cuando se producen.

Valoración: deterioro por obsolescencia

Puede ocurrir que algunas existencias hayan perdido valor bien por que se han roto, porque hace tiempo que se compraron o fabricaron y ya no pueden venderse por encima de su coste o bien, sobretodo en productos tecnológicos, porque la aparición de un nuevo producto ha hecho perder valor a la mercancía.

En todos estos casos, hay que hacer una estimación del valor real del producto y registrar la pérdida. El problema va a ser obtener la prueba del mismo ante Hacienda.

En el caso de roturas, el acta de un notario o la factura detallada de un chatarrero pueden ser la prueba que se precisa.

Para los casos de obsolescencia por antigüedad, la venta de productos similares a precios muy inferiores al de coste puede ser una forma de probar la pérdida de valor, aunque lo recomendable es hacerse con informes técnicos independientes (no sirven los elaborados por la propia empresa).

Debe tenerse en cuenta que hay diversas consultas de la DGT indicando que no es deducible fiscalmente la pérdida por deterioro por antigüedad basada en la experiencia histórica y evolución estadística, puesto que ha de usarse un valor de mercado cierto.

Las pérdidas de valor reversibles se contabilizan dotando provisiones de deterioro. Las irreversibles dando de baja la existencia del inventario.

Uniformidad

De cara a los auditores y a Hacienda es muy importante el mantenimiento de los criterios de valoración. Cambiar, de un año a otro, precio medio ponderado a FIFO (o al revés), incorporar o quitar costes directos o indirectos en la valoración de productos terminados o los criterios de deterioro por obsolescencia, salvo que sea por un motivo razonado, puede suponer motivo de discusión.

No obstante, la norma fiscal asume al 100% la norma contable por lo que el resultado del cambio de criterio de valoración es fiscalmente deducible siempre que se permita contablemente y no implique una menor tributación.