Como actuar ante una revisión de IVA

La Agencia Tributaria lleva un tiempo especialmente activa en lo que concierne al Impuesto sobre el Valor Añadido. Cada año, tras cerrar la campaña de IRPF, se suceden los requerimientos a contribuyentes con el objeto de revisar las declaraciones de IVA presentadas.

Lo curioso del caso es que, cada vez más, estos requerimientos se realizan sobre empresas y profesionales que no habían solicitado la devolución del impuesto.

El requerimiento

Casi todos los requerimientos emitidos por Hacienda en relación a este impuesto, comienzan con la misma frase: “En relación con las autoliquidaciones del Impuesto sobre el Valor añadido, correspondientes al ejercicio xxxx, se han detectado ciertas incidencias…”

Esa es una frase estándar que utiliza la Agencia Tributaria. No hay que asustarse. No tiene porque haber errores. Que la Administración inicie una comprobación limitada no significa que el contribuyente haya hecho algo mal. Es posible que haya detectado alguna incidencia y es posible que no.
Pensemos que, Hacienda, salvo que la empresa esté obligada al SII o a presentar el modelo 340, no tiene información para efectuar muchas comprobaciones sin iniciar el procedimiento de comprobación limitada.

Es conveniente, para tranquilizarse, comprobar que las declaraciones de los modelos 303 cuadran con el resumen anual 390 y que no se ha cumplimentado, por error, alguna casilla inadecuada.

Si, en esa comprobación, se detectase algún error, es aconsejable presentar declaraciones rectificativas e indicarlo en la contestación al requerimiento. Ello no evitará, de existir motivo, la sanción, pero puede evitar que la revisión vaya más allá.

Recordemos que, el plazo para atender el reauerimiento, es de 10 días hábiles, aplazables mediante presentación de escrito, en 5 días adicionales.

La preparación

En el primer requerimiento Hacienda suele limitarse a solicitar que se aporten los libros registro de facturas recibidas, facturas expedidas y el libro registro de bienes de inversión.

Recordemos el libro registro de bienes de inversión sólo es obligatorio para quienes deben regularizar el IVA por estar en regla de prorrata. Si no es el caso, una cosa menos para preparar.

Es importante preparar dichos libros, tal como se indica en la notificación recibida, en formato electrónico: Excel, Dbase, Access. No sirve el Pdf y, mucho menos, el papel.

Conviene cuadrar los libros registro con las declaraciones del modelo 303. Los totales periódicos de bases y cuotas incluidos en los libro registro deben cuadrar con las declaraciones presentadas. Si no cuadran, que cuadren. Pensemos que, salvo en los casos en que Hacienda haya detectado incidencias previas lo habitual es que, en el segundo requerimiento, solicite algunas facturas recibidas que, por su naturaleza (vehículos, gasolinas, peajes..) o importe, llamen su atención. Sólo en algunos casos, dependiendo del volumen, las requiere todas. Tengamos esto en cuenta, antes de reconocer de primeras un descuadre que nos abocará a sanción segura.

No es habitual que soliciten facturas del libro emitidas.

Que deben contener los libro registro

Es importante que los libros registro que vayamos a presentar se ajusten escrupulosamente a la norma.

Antes de enviarlos, comprobemos que contienen toda la información obligatoria: número de factura (número de orden en las recibidas), fecha de factura, nombre y apellidos o razón social del cliente o proveedor, NIF, base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA. Ni más, ni menos. No olvidemos nada pero eliminemos la información sobrante.

No dejemos datos sin informar. Si falta un nombre, un NIF o un importe, el libro será incorrecto y la cuota de IVA de esa factura no será deducible.

Aseguremos que los número de factura y el orden de las mismas es correlativo y congruente con las fechas. Si no lo es, que lo sea.

Recordemos que la norma prevé que las facturas rectificativas y las intracomunitarias se emiten con series diferentes del resto y, se registran en libros registro separados.

Las facturas

Como he dicho, lo habitual es que, haya un segundo requerimiento, para que se aporten parte o la totalidad de las facturas recibidas.

Realicemos una revisión previa de la existencia de las mismas y el cumplimiento de sus requisitos formales.

Si hemos deducido IVA de facturas que no tenemos, o que no son tales, es mejor conocerlo antes de presentar los libros, quizás todavía puedan tomarse medidas.