El certificado electrónico para relacionarse con Hacienda. Cómo obtenerlo.

Hace ya tiempo que, las sociedades mercantiles, sin excepciones, tienen que relacionarse telemáticamente con Hacienda.

Para establecer dicha relación es imprescindible disponer del certificado electrónico, el cual debe ser emitido por una de las entidades emisoras reconocidas (habitualmente la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

También las personas físicas pueden, voluntariamente, relacionarse telemáticamente con la AEAT, previa obtención de un certificado individual.

¿Qué es el certificado electrónico?

Es un documento emitido y firmado por una entidad con capacidad para ello y que acredita la identidad de quién lo utiliza.

Para entendernos, cuando presentamos un impuesto o cualquier escrito mediante el certificado electrónico, lo estamos firmando electrónicamente, por lo que produce el mismo efecto que si lo firmásemos y presentásemos delante del funcionario.

¿Qué se puede hacer con el certificado electrónico?

A través del certificado, las empresas -obligatoriamente-y las personas físicas -empresarios o no- que, voluntariamente deseen hacerlo, reciben las notificaciones de Hacienda en el buzón habilitado de la Sede electrónica de la AEAT. Además, presentan telemáticamente todas sus declaraciones y escritos y documentación. En definitiva, desaparece el papel en las relaciones con Hacienda.

Todo ello puede hacerse las 24 horas del día, los 365 días del año, por lo que permite una mayor agilidad a ambas partes en sus comunicaciones.

¿Cómo funciona el buzón habilitado?

Normalmente, cuando Hacienda incorpore una notificación a su buzón, se recibirá un SMS en el móvil y/o un correo electrónico en el número y/o dirección que se haya indicado para ello. Con el certificado electrónico se puede acceder a la notificación y descargarla.

No obstante, el aviso por parte de la Administración es una cortesía no obligatoria y, de no leerse la comunicación en el plazo de 10 días, se entenderá por notificada. Por tanto, lo prudente y aconsejable es revisar el buzón semanalmente.

Cómo y dónde se obtiene

El procedimiento para obtener el certificado electrónico depende del tipo de certificado a descargar.

Aunque hay otros, los más habituales son:

• Certificado de persona física: identifica a una persona individual. Es el que precisará cualquier individuo que desee acogerse voluntariamente al sistema de comunicación electrónica con Hacienda.

Para obtenerlo es necesario descargar, desde la web de la AEAT un código y, previa cita, acudir con dicho código y el DNI, a la Administración de Hacienda a firmar. Al rato, una vez recibida la confirmación de la AEAT por correo electrónico, puede descargarse el certificado en el ordenador desde el cual se solicitó.

• Certificado de representante de persona jurídica: se expide a las personas físicas en su calidad de representantes de sociedades (normalmente a los    administradores o apoderados).

Si los administradores son únicos o solidarios, el procedimiento para la obtención del certificado es idéntico al descrito para personas físicas.

Si los administradores son mancomunados o pertenecientes a un Consejo de administración será necesario, además, aportar un certificado del Registro Mercantil relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de la sociedad y al nombramiento y vigencia de su cargo del representante.