Cerremos cuanto antes el ejercicio 2018

Se acerca el 31 de diciembre y, para los contables y directores financieros de las empresas, empezó la cuenta atrás.

En realidad empezó el 1 de enero, por no decir antes, pero, lamentablemente, algunas empresas, no le dan a la contabilidad la trascendencia adecuada y, el cierre contable definitivo, lo hacen coincidir con hitos mercantiles (legalización de libros en abril o depósito de cuentas en julio) o fiscales (presentación del impuesto de sociedades).

Son sociedades que no conocen su realidad económico financiera al día y que, con ocasión del fin de año, hacen lo imprescindible para presentar sus impuestos trimestrales y resúmenes anuales.

No es casualidad que, esta circunstancia, se produzca más frecuentemente en sociedades con problemas financieros. Y, justo, son las que más necesitan conocer su realidad.

¿Es eso lo que, realmente, desea un empresario diligente?. Veamos porque no debería ser así.

La contabilidad como herramienta fundamental en la toma de decisiones

La contabilidad no es una obligación legal. Quizás su contenido, sus normas y criterios, sí lo sean, pero la contabilidad, como tal, es una necesidad.

La función de la contabilidad es dar al empresario una visión de la situación económico financiera de su negocio. Podemos discutir si los criterios que impone el PGC para registrar las operaciones son, en determinados momentos y empresas, los que mejor reflejan la situación del negocio pero, lo que se antoja indiscutible, es que es una herramienta fiable, objetiva y común a todas las sociedades.

Un visión rápida de Balance de Situación de una contabilidad llevada al día, permite, entre otras cosas: conocer los pagos a realizar en el corto plazo y los recursos disponibles para hacerles frente; detectar clientes morosos o concluir sobre la necesidad de financiación externa.

La cuenta de pérdidas y ganancias permite determinar los márgenes sobre compras a los que se vende de media o el peso de los gastos de personal y el resto de gastos en el beneficio, en términos relativos y absolutos que se está obteniendo.

En definitiva, la contabilidad procura al empresario una visión objetiva de la realidad de su negocio, más allá de sensaciones subjetivas y de la falacia de la tesorería disponible que, demasiado a menudo, gobiernan sobre la toma de decisiones.

Disponer con prontitud, de una información contable de calidad permitirá tomar decisiones acertadas y en el momento adecuado, que son imprescindibles para cuestiones tan distintas como aventajar a la competencia o salvar del cierre a un negocio.

El nuevo año merece dedicarle todos los esfuerzos

El pasado es pasado y, por tanto, no es modificable. A partir del 1 de enero, dedicar tiempo y esfuerzos al ejercicio anterior resta energías y capacidad para afrontar el nuevo año.

Los directivos, comerciales, socios, etc. que, en abril o junio, continuan trabajando sobre el año anterior, no tienen puestos los cinco sentidos en el presente y el futuro del negocio. Mal asunto. Un cierre contable bien realizado y analizado debe ser el punto final al ejercicio finalizado y el comienzo de la toma de decisiones futuras.

Reducción de impuestos

En enero se cierra, sí o sí, el ejercicio fiscal en cuanto a IVA e IRPF. Si la empresa es capaz de realizar el cierre de la contabilidad en ese momento y, como parte de ello, se calcula el Impuesto de Sociedades, quedará margen de maniobra para optimizar el resultado contable, pudiendo disponer de un beneficio adecuado que, a la vez, pague el menor impuesto posible. Una vez llegado febrero, con IVA y IRPF presentados, eso sólo es posible realizando ajustes burdos que llevan a asumir riesgos fiscales innecesarios.

Recordemos, que el único camino para reducir impuestos precisa de una adecuada planificación fiscal, continuada en el tiempo, y que, ese cierre contable y tributario, debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.

¿Qué necesita el contable?

Para realizar el cierre de ejercicio con garantías el contable necesita, básicamente, herramientas:

• En primer lugar, por supuesto, los documentos soporte sobre los hechos contables ocurridos. Es útil, avisar cuanto antes, a proveedores y acreedores, que se precisa disponer de las facturas de diciembre en los primeros días de enero. En caso contrario, habrá que estimar el importe y contabilizar una provisión del gasto.

• Un objetivo claro. La contabilidad tiene una parte subjetiva. Existen diversos criterios contables para registrar un mismo hecho. Conocer anticipadamente el objetivo de resultado, ebitda, fondo de maniobra, etc del director financiero y el empresario permitirá estudiar las alternativas de criterios contables previstas por la norma y aceptadas fiscalmente para lograr el objetivo sin errores ni riesgos.

  No obstante, cuidado con hacerse trampas al solitario. Por mi experiencia, el maquillaje contable en que caen muchas empresas con problemas, sirve para salvar situaciones a muy corto plazo pero, a medio y largo plazo siempre deriva en el cierre del negocio. Llega un momento en que nadie sabe dónde está, se mezcla maquillaje con realidad y se toman decisiones erróneas. Es mucho mejor conocer la verdad, por dura que esta sea.

•  Software: disponer de las herramientas adecuadas que ofrece el mercado: importadores de hojas de cálculo, facturas, extractos bancarios, etc. que realicen los apuntes contables automáticamente, permitirán el contable dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y centrarse en la supervisión, control y análisis de la información contable.